Administración de solicitudes de Entrega

Contexto

Miniso, una reconocida empresa del sector comercial con numerosas sucursales en todo México, enfrentaba un reto en la gestión de inventario y enla solicitud de materiales e insumos necesarios para la operación interna. A pesar de contar con la platafora Microsoft 365 en su corporativo, necsitaban una solución eficiente que centralizara y optimizara estos procesos.

Desafíos

Gestión manual y descentralizada: Las solicitudes de insumos y materiales se realizaban a través de formatos en Excel o impresos, lo que implicaba demoras y falta de seguimiento.
Falta de visibilidad: No existía un sistema centralizado que permitiera a los empleados rastrear el estatus de sus solicitudes, generando incertidumbre y posibles retrasos en la operación.

Solución Implementada: Para resolver estos desafíos, desarrollamos dos soluciones principales utilizando herramientas Low Code dentro del ecosistema Microsoft 365, específicamente Power Apps y Power Automate:

Solicitud de Insumos:
- Fácil y accesible: Una solución diseñada para el equipo interno y las sucursales, donde los usuarios pueden realizar la petición de materiales o insumos al almacén correspondiente. Al seleccionar el insumo y la cantidad necesaria, el sistema genera un folio de solicitud, permitiendo a los usuarios consultar fácilmente el estatus de su petición.
Administración de Solicitudes de Entrega:
- Gestión eficiente: Una aplicación diseñada para el administrador del almacén, donde puede recibir, autorizar y gestionar cada solicitud de insumos. Esto permite un seguimiento detallado de las entregas, descontando automáticamente los productos del inventario. Además, incluye funcionalidades para la alta y salida de insumos, facilitando una administración completa del almacén.

Resultados

Automatización del proceso: La gestión de solicitudes de materiales se ha automatizado completamente, eliminando la necesidad de formatos en Excel o impresos y reduciendo significativamente el uso de correos electrónicos.
Flujo de aprobaciones eficiente: Con el nuevo sistema, las solicitudes son aprobadas de manera rápida y eficiente, mejorando la operación interna y asegurando que cada sucursal reciba los insumos necesarios a tiempo.
Rastreo y visibilidad: Ahora, tanto los usuarios como los administradores pueden rastrear el estatus de las solicitudes, lo que ha aumentado la transparencia y reducido los tiempos de respuesta.

Gracias a estas soluciones tecnológicas realizadas por Clouzzy, Miniso ha logrado optimizar sus procesos internos, mejorando la eficiencia operativa y asegurando una mejor distribución de sus productos a lo largo de todas sus sucursales en México.