Alta de solicitudes de servicio

Contexto

Grupo México, líder en la industria minera a través de su división Americas Mining, enfrentaba desafíos en sus procesos administrativos y de control. La gestión de soliciudes de servicios se hacía a través de correos electrónicos y formularios físicos, lo que resultaba en un proceso lento manual

Desafíos

Procesos lentos: La gestión de solicitudes de servicio tomaba entre 2 a 3 semanas.
Manejo manual: El proceso dependía de correos electrónicos y formularios en papel, lo que generaba demoras y falta de control.
Falta de centralización: La documentación estaba dispersa, dificultando la visibilidad y el seguimiento de las solicitudes.

Solución Implementada

Para agilizar y automatizar estos procesos, se desarrollaron dos soluciones dentro de la plataforma Microsoft 365, utilizando herramientas Low Code como Power Apps, Power Automate, y Power BI:

Alta de Solicitudes de Servicio:
- Accesible para todos los usuarios: Mediante Power Apps, los empleados pueden llenar las solicitudes de servicios de manera digital, generando un folio único para cada solicitud.
- Proceso de aprobación eficiente: La solicitud pasa por una serie de aprobaciones internas, gestionadas electrónicamente, lo que asegura que cada área responsable participe de manera rápida y eficiente.
- Documentación anexada digitalmente: Una vez aprobada la solicitud, el solicitante puede adjuntar la documentación necesaria directamente en la plataforma.
Administración de Solicitudes:
- Gestión centralizada: Las solicitudes aprobadas son recibidas por el área de gestión de contratos, que revisa toda la documentación y procede con la generación del contrato.
- Optimización del proceso: La solución permite un seguimiento más ágil de las solicitudes, facilitando la autorización de trabajos con proveedores.

Resultados

Reducción del tiempo de atención: El tiempo de respuesta para las solicitudes se redujo de 2-3 semanas a solo 2-3 días.
Mayor visibilidad y control: Los solicitantes tienen una visibilidad clara de sus solicitudes en todo momento.
Aprobaciones electrónicas: Se eliminó la necesidad de impresiones, contribuyendo a la sostenibilidad y eficiencia del proceso.
Documentación centralizada: Toda la documentación relacionada está ahora centralizada y fácilmente accesible.

Gracias a la implementación de estas soluciones tecnológicas por Clouzzy, Grupo México ha podido optimizar sus procesos internos, mejorar la eficiencia y reducir significativamente los tiempos de respuesta, consolidándose como un referente en la innovación dentro del sector minero.